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浅谈食品行业中的二方审核

2019-04-25 11:32:18 来源: 食品安全导刊

□ 熊传武 安徽质安选食品科技有限公司 上海悦孜企业信息咨询有限公司


目前,在食品行业中除了部分国际标准认证审核的公信力被广泛接受外,一般的第三方认证审核的有效性存在着较大质疑。所以,越来越多的食品加工、零售、餐饮和电商等企业采用二方审核的方式来了解供应商现状,从而控制供应链的风险和提高供应商的管理水平。然而,在二方审核的实际运用中,不同企业的做法和所取得的效果差异较大,本文希望从二方审核的定义、特点着手,对其在食品行业的意义与当前存在的问题进行讨论,并给出解决此类问题的相关建议,以期帮助企业更好地了解和掌握二方审核。

1 二方审核的定义

二方审核又称客户审核,是客户直接或委托服务商对其供应商或承包商的食品安全管理能力进行客观评价。通常来说,二方审核按照一定的审核条款和评分准则,在供应商生产现场通过交谈、观察、询问和审查文件、记录收集客观证据,综合分析与判断以确认是否满足审核准则而进行的系统的、独立的并形成文件的过程。二方审核与一方审核(企业的内部审核)及三方审核(认证审核)统称为审核。

2 二方审核的意义与特点

2.1 新供应商的准入

二方审核通常采用量化的评价表,企业可以自行设定《供应商评价表》的准入分数,低于该分数的新供应商将不具备供货资格,这一准入规则相当于给供应商设立了一个门槛,只有达到这个门槛的供应商方可为企业供货。

2.2 供应商的风险评估

除了新供应商的准入外,二方审核还可以识别现有供应商在审核过程中出现的食品安全风险,并对风险进行评估,从而确定下一步对供应商的监控手段。如此一来,风险较高的企业将会被重点关注,便于后期加强检验和调整二方审核的频率。

2.3 供应商的水平分级

通过对供应商的量化评价,企业可以了解供应商的状况。由于供应商水平高低将会对企业的业务决策产生影响,因此供应商水平越高,业务合作的机会就将增多。

2.4 供应商的持续改进机会

二方审核同三方审核有明显不同,三方审核一般遵循不符合项慎开原则,而二方审核通常由了解本行业的专家进行,更能切中要害,发现的不符合项也较多,这些不符合项的整改和跟进将会帮助供应商持续改进自身问题。

3 二方审核普遍存在的问题

二方审核对于企业的供应商管理有重大意义,因此越来越多的企业开展了二方审核工作,特别是大型的生产、餐饮、零售和电商企业。然而,有些企业为了成本控制、资源的更好利用、审核的专业性等,二方审核的工作通常委托专业服务机构进行,其中大部分的第三方认证公司是二方审核的主力军。由于从事二方审核基本没有准入门槛,近年来进入二方审核行业的企业也越来较多,竞争愈发激烈,这也导致二方审核的有效性参差不齐,并普遍存在以下问题。

3.1 成本压力、工作量大,二方审核流于形式

由于二方审核的市场竞争激烈,其价格从几百元到一万多元不等,因此有不少企业采用公开招标的形式来选择自己的服务商,最终导致中标企业基本没有利润,只能让审核员超负荷工作,有些审核员每月的现场审核工作日多达25天以上。高强度的工作量使审核员无法保障每天的现场审核时间,也致使审核流于形式。

3.2 从业人员素质不高

由于二方审核不需要资质评定,只要是有一定工作经验的人员就可以开展工作。而且工作量大,经常出差,导致行业内的年轻人较多,有8年以上审核经验的员工很少。

3.3 重报告,轻现场

由于企业作为委托方不会经常到供应商现场监督,因此判断二方审核的质量往往通过审核报告来进行,导致二方审核员特别重视报告——审核是以完成报告为目标,一到企业内部只是拍照和索取文件,留在生产现场的时间较少,所以不能发现供应商真正存在的问题。

3.4 审核员不了解甲方的运营特点和关注点,缺少甲方思维

二方审核多以认证公司为主,而让三方审核员去做二方审核则容易缺乏甲方思维。甲方思维是指审核员应该视自己为审核委托方来进行二方审核,而不是从认证的角度出发进行审核。

3.5 多次审核,供应商水平未见提升

由于二方审核通常以提交认证报告为结束,不能对发现的不符合项进行指导和跟进。所以供应商虽然多次审核,管理水平也未见提升。

4 改善二方审核的建议

鉴于存在以上的常见问题,企业需要从审核委托方和服务方两方面进行加强。

4.1 审核委托方

4.1.1 事前策划、事中客观、事后跟进

二方审核不仅包括现场审核,更多的是事前策划、事中客观与事后跟进。事前要做好策划,包括二方审核的计划和频次;事中要选择好的服务方保证审核的客观性;事后要及时跟进审核改善情况,要求供应商限时整改。

4.1.2 不在数量而在精准

通过二方审核的策划,企业可以了解供应商的整体风险,然后根据企业的预算进行精准安排——高风险供应商审核频次高,低风险供应商审核频次低或不审。

4.1.3 避免低价竞标的现象

选择合适的服务方是二方审核工作的关键,因此不能以成本为决定因素,而要重点考虑服务方的工作质量。

4.2 二方审核服务方

4.2.1 核心思想:供应商是否以生产出合规、安全、合格的产品为主线

树立甲方思维,核心思想是评价供应商是否以生产出合规、安全、合格的产品为主线。二方审核的服务方不能仅仅依赖于检查表,而需要从甲方的角度进行整体把控。

4.2.2 审核员的工作量控制

根据经验,二方审核员的工作量以15天左右为佳——审核员需要有充足的时间进行审核前的准备工作,单个审核保证6小时以上(现场审核4小时以上),审核后也要拿出时间与被审核企业进行跟进。同时,还应让审核员定期参加内外部的学习,审核评价尺度的校准,以提高审核结果的重现性。

4.2.3 避免低价竞争

二方审核是一项专业技术服务,不应进行低价竞争,长期的低价竞争会让服务商的服务质量受损,进而导致企业声誉受损。

5 总结

二方审核在食品行业中扮演着重要角色,越来越多的企业采用二方审核方式来保障供应链的安全。当前,虽然二方审核的有效性存在较多问题,如无序竞争、审核流于形式、水平参差不齐等,但是如果审核委托方和服务方能够共同努力,营造良好的市场竞争环境,就会让二方审核发挥真正的作用。相信食品行业将会朝着更加健康可持续的方向发展,让食品供应链更加安全可靠。

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